Понятие дедлайн пришло к нам из английского языка. Буквально dead line — мертвая линия, черта, или линия смерти. В настоящее время термин определяет крайний срок чего-либо. Сегодня никто не станет убивать вас за то, что вы его пропустили. Но так было не всегда — в те времена, когда термин только появился, людей действительно убивали за пересечение dead line.
Для чего нужен дедлайн?
Во-первых, срок сдачи работы ― это основная точка, на которую ориентируются исполнители при составлении плана работ. Например, частный SEO специалист продвигает интернет-магазин с товарами для туризма. В этом случае, чтобы продажи были хорошие, нужно успеть до начала туристического сезона. Это время и будет крайним сроком подготовки сайта. От того, сколько времени есть у разработчиков, будет зависеть функционал сайта. Чем меньше времени, тем меньше фич они смогут внедрить в интернет-магазин. Может быть и обратная ситуация, когда сначала устанавливается список функционала, который хочется сделать, и в зависимости от этого рассчитывается время выполнения проекта. В любом случае deadline ― удобный инструмент управления проектом.
Во-вторых, дедлайн даёт ощущение границ проекта. Даже самая творческая работа нуждается в крайней точке. Это как ощущение почвы под ногами. Если вы летаете в пустоте, вас неизбежно охватит страх и вы будете пытаться ухватиться за воздух. Стивен Кинг говорил: «Я стараюсь писать по десять страниц в день объёмом в 2 000 слов. Это 180 000 слов за три месяца. Неплохой такой объём для книги». Благодаря таким дедлайнам он очень производителен.
В-третьих, дедлайн может мотивировать взяться за дело. Желание достичь поставленной цели заставит вас работать усерднее. Здесь же стоит сказать и о чувстве ответственности. Некоторые люди просто не могут бросить задачу, за которую взялись.
В-четвёртых, дедлайн позволит координировать будущие работы по проекту. Вернёмся к примеру с интернет-магазином. После размещения сайта нужно будет заняться продвижением ресурса, чтобы привлечь внимание к товарам. Для продвижения заказывается таргетинговая реклама, баннерная и видеореклама. Перед выходом рекламной кампании нужно договориться с площадками для размещения, создать макеты и видео. Чтобы сделать все эти работы в срок, важно понимать, когда сайт будет полностью готов к работе и сможет принимать первых покупателей.
Что значит дедлайн для прокрастинаторов?
Жестко ограниченный временной интервал — это успешный инструмент планирования, воспитывающий самодисциплину. Согласно статистике более 25% офисных работников причислены к хроническим прокрастинаторам (завтрашники, переносители, потомщики).
Это категория людей, у которых вошло в привычку:
- откладывать оплату счетов на последний день (на потом);
- 31 декабря отправляться за подарками (откладывая «до завтра» все предыдущие дни);
- до последнего тянуть с квартальным отчетом (перенося его изо дня в день).
Затем, чтобы нагнать упущенное время, они работают в стрессовом режиме, особо не задумываясь о качестве процесса, или ходят по магазинам, поглядывая на часы.
Психологи советуют им вести ежедневник, по минутам расписывать день и чаще сверяться с планом. На рабочем столе человека с ярко выраженной прокрастинацией лучше открыть календарь в Gmail или Yandeх, настроить функцию для напоминаний.
Личный дедлайн помогает корректировать процесс, не упуская ничего из виду. Понимая, сколько времени необходимо отвести на дела, человек успевает выполнить поставленные задачи, не сетуя на забывчивость или короткий день.
Преимущества и недостатки дедлайна?
Плюсы:
- Наличие границ проекта и повышение вероятности своевременного завершения заказа.
- Стимулирование трудовой деятельности и повышение производительности. Стремление достичь цели стимулирует работать усерднее.
- Корректное распределение рабочего времени.
- Планирование и постановка будущих задач по проекту. Например, от сроков готовности сайта зависит начало его продвижения, размещение контента, рекламы.
- Координация работы в команде.
- Мотивация двигаться вперед. Дедлайн выводит из зоны комфорта, вынуждает концентрироваться на работе, делать ее качественно и эффективно.
Минусы:
- Стресс из-за жестких рамок. По мере приближения отчетной границы напряженность усиливается.
- Проблемы из-за несоблюдения сроков. Недовольство начальства, конфликты с заказчиками, финансовые и репутационные потери.
- Некорректное определение сроков. Далекая дата расслабляет и заставляет откладывать на потом, а близкая приводит к стрессу.
- Снижение качества работы. Иногда, чтобы выполнить задачу вовремя, нужно сокращать время тестирования, пропускать этапы работ, упрощать продукт.
- Несовместимость со стремлением сделать все идеально. В противном случае сроки будут сорваны.
Какие существуют виды дедлайнов?
Различают три основных вида дедлайнов:
- Мягкий, или «soft deadline». При таком виде дедлайна исполнитель задачи не переживает, что не уложится в указанные сроки. При возникновении непредвиденных обстоятельств лимит времени может быть увеличен;
- Жесткий, или «hard deadline». Означает, что время, предоставленное на выполнение какой-либо задачи, подходит к концу и необходимо предоставить результат;
- Супер-жесткий. По сути, означает, что задание должно было быть выполнено «вчера», т.е. нет ни времени, ни возможности сдвинуть сроки.
Кроме представленных различают еще несколько разновидностей дедлайнов:
- Срочный. Наступает в результате неправильно распределения времени на выполнение задания;
- Одноразовый. Время на выполнение задания оговаривается заранее и результаты проверяются после сдачи проекта;
- Поэтапный. Очень удобно применять при больших объемах работ и задач, когда есть возможность разделить их выполнение на несколько этапов;
- Повторяющийся. Такая разновидность носит цикличный характер, т.е. повторяющийся.
Как составить правильно дедлайн?
Если вы заметили, что не справляетесь с потоком работы, имеете мало свободного времени и плохое настроение, то вам срочно необходимо научиться составлять для себя дедлайн.
Что нужно сделать:
- Максимально загружаем себя работой в первой половине недели. Начинаем свою работу с составления небольшого плана. Сразу анализируем, сколько работы предстоит проделать, расписывая её этапы. Даже если мы рассматриваем фронт работ на день, максимально загрузите себя в первой половине дня. С новыми силами стоит браться за самую сложную часть работы, позже будет легче выполнять второстепенные действия. Таким образом, можно расправиться с самыми сложными делами и иметь в запасе время;
- Устанавливайте свой личный дедлайн, опережающий реальные сроки сдачи проекта на пару дней. Это хитрость, которой пользуется большинство маркетологов. Она помогает справиться с любым объёмом работ в срок, и даёт возможность переделать работу, взглянуть на неё свежим взглядом, и исправить недочёты;
- Заявляйте о сроках работы публично. Чаще говорите окружающим о наличии дедлайна в вашей работе, это стимулирует сдерживание обещаний перед посторонними людьми, накладывая на вас дополнительную ответственность;
- Установите напоминание о сроках сдачи проекта. Воспользуйтесь гаджетами, которые будут вам постоянно напоминать об истечении срока работы, это стимулирует не откладывать работу на потом.
Простые этапы постановки дедлайна способны существенно облегчить вашу жизнь, и приносить огромную пользу, как лично вам, так и вашим близким.
Выполненная в срок работа позволяет обрести больше времени на досуг, и обеспечит вам уважение со стороны руководства.
Как соблюдать дедлайны?
Правильно поставленный дедлайн еще не гарантирует, что план не сорвется. В этом разделе мы разберем основные ошибки и проблемы, связанные с соблюдением дедлайнов, и рассмотрим несколько полезных приемов.
Для удобства раздел поделен три части: планирование работы, организация рабочего процесса и особенности работы с клиентами.
Планирование
1. Сразу планируйте начало работ. Одна из самых популярных ошибок — это установить дедлайн для задачи, но не запланировать дату начала работ. В результате задача начинает незаметно откладываться, и дедлайн срывается.
2. Составьте график предстоящих работ. Разделите свою задачу на отдельные шаги и распределите эти шаги по дням, неделям или месяцам. График поможет отслеживать прогресс и лучше контролировать сроки. Если в процессе работы что-то пойдет не так, вы заметите это сразу.
3. Установите дедлайны для отдельных этапов. Чтобы сроки не расползались, установите жесткие дедлайны для всех крупных этапов проекта.
Организация работы
1. Выполняйте основной объем работы в начале. Многие стремятся делать наоборот, но это опасная стратегия.
Во-первых, в процессе работы могут вскрыться новые обстоятельства, которые мы не учли на этапе планирования. Во-вторых, чем дольше длится проект, тем выше шанс столкнуться с форс-мажорами. Когда эти факторы накладываются на большой объем работы, завершать проект приходится в авральном режиме. Если основная часть работы была выполнена еще в начале, наш план получает дополнительный запас прочности.
2. Двигайтесь от важного к деталям, и от сложного к простому. То же самое: этот принцип помогает завершить проект без стрессов и авралов. Если самая сложная или самая главная часть работы уже позади, мы можем спокойно «полировать детали», не боясь сорвать сроки.
3. Не делайте лишнего. Иногда в процессе работы нам хочется сделать что-то, что не входило в первоначальный план: вставить декоративный элемент, дописать дополнительную функцию или добавить для клиента какой-нибудь приятный бонус.
Обязательно запишите все эти идеи, но отложите их реализацию до тех пор, пока не будет выполнена обязательная часть. Такие «отличные идеи» часто становятся главными ворами времени в проекте.
Также в процессе работы следует избегать необоснованного перфекционизма. Не нужно делать на «пять с плюсом» то, что достаточно сделать на «тройку».
4. Сперва дневная норма, потом все остальное. В первую очередь старайтесь выполнять запланированный на день объем работы по важным проектам. Только после этого переходите к другим задачам: делам по дому, развлечениями и т. д. Если отложить проекты на конец дня, у нас может не хватить на них времени или сил.
Работа с клиентами
1. Убедитесь в правильном понимании задачи. Прежде чем браться за работу, удостоверьтесь, что правильно поняли потребности и ожидания клиента. Предположим, некому веб-мастеру заказали сайт. Он начинает тщательно изучать целевую аудиторию, создавать для нее удобный интерфейс и т. д. А потом выясняется, что клиенту сайт нужен только для отчета перед начальством. Посетителей там не ожидается, поэтому большая часть проделанной работы не имеет смысла.
Сегодня некоторые компании и фрилансеры оформляют понимание задачи письменно и дают этот документ на утверждение клиенту. Такой подход помогает избежать недоразумений и ненужной работы.
2. Убедитесь, что это действительно срочно. Ничто так не демотивирует, как «очень срочная работа», которую потом положат в стол. Если перед вам поставили слишком уж экстремальный дедлайн, поинтересуйтесь, с чем это связано. Если же выяснится, что дедлайн взят с потолка, постарайтесь договориться о более удобных для вас сроках.
3. Используйте поэтапное согласование. Невозможно вовремя сдать работу, если она выполнена неправильно. Особенно опасны ошибки на ранних стадиях проекта: из-за них все последующие усилия окажутся напрасными. Чтобы избежать таких проблем, договоритесь с клиентом о промежуточных согласованиях на разных стадиях работы.
4. Установите свой дедлайн. Установите собственный дедлайн («редлайн») за несколько дней до клиентского. Разница между сроками станет своеобразной подушкой безопасности в том случае, если что-то пойдет не так.
Редлайн особенно полезен в командной работе, когда над проектом работают сразу несколько человек. Он поможет своевременно выявить и исправить недочеты перед сдачей проекта заказчику.
Чем грозит срыв срока дедлайна?
Дедлайны при их нарушении приводят к последствиям. Рассмотрим их в порядке от мягких до критичных:
- Разочарование в собственных силах, стресс. Задача не выполнена, я не справился — это повергает в уныние;
- Неприятная беседа с руководителем или заказчиком;
- Потерянное время. Если дедлайн был строгим, и задача не выполнена — она может стать уже ненужной;
- Потеря денег. И для исполнителя, и для заказчика. Не сданная вовремя статья, невыполненный план, не переведенная заработная плата;
- Потеря репутации, отказ от дальнейшего сотрудничества, вплоть до увольнения.
Чтобы не допустить срыва дедлайна, рассмотрим частые ошибки и разберем правила, как не допустить нарушений и вовремя выполнять все задачи. Также рассмотрим основы эффективного управления временем (тайм-менеджмент).
В каких сферах деятельности нужен дедлайн?
Так, мы в общих чертах разобрались в том, что означает слово «дедлайн». Теперь необходимо детальнее рассмотреть вопрос того, где именно он используется. А ведь в каждой сфере деятельности он имеет свои отличия.
Что означает дедлайн в рекламе? В данной области бизнеса этот термин подразумевает ограниченность срока действия конкретного предложения. Это подталкивает потенциального клиента к тому, чтобы побыстрее сделать покупку.
Сфера управления проектами
В данном случае этот термин используется реже.
К тому же он делится на 2 группы:
- промежуточные дедлайны;
- окончательный дедлайн – дата, когда весь проект должен быть передан в готовом виде заказчику.
Рассмотрим, как это действует, на примере. Так, что такое дедлайн у программистов? Это конечная дата сдачи разработанного и готового к использованию программного обеспечения. И данная схема действует для всех без исключения сфер управления проектами.
Журналистика
В данном случае речь идет о периодическом дедлайне. Он подразумевает сдачу материала в определенный день. Например, каждый вторник.
Бизнес
Режим дедлайн в бизнесе – это задача, которая может быть:
- Срочной. В данной ситуации сотрудники компании должны в максимально короткие сроки выполнить и сдать конкретный проект. За срыв сроков им грозят серьезные санкции – от штрафа до увольнения.
- Промежуточной, поэтапной. В этом случае задача делится на несколько этапов. Это означает, что определенный объем выполненной работы следует сдать в один срок, вторую часть – в другой срок и т. д.
Главная задача руководства – контролировать выполнение поставленных заданий.
Художники
Что такое дедлайн у художников? Это дата, на которую назначена сдача готовой картины. Многие современные художники пишут свои шедевры на заказ, и у них тоже есть свои сроки. При срыве таковых заказчик имеет полное право отказаться от работы.
Программисты
Понятие дедлайн и программисты – это отдельная тема. У разработчиков самые жёсткие сроки выполнения работ. Если программист опоздает хотя бы на день, его репутация будет подпорчена, и многие потенциальные клиенты перейдут к другим. Здесь всё просто: получили работу, составили план, выполняем.
Какие можно сделать выводы?
Дедлайны напрямую влияют на достижение как долгосрочных, так и краткосрочных целей. Однако просто установка произвольных сроков для проекта вряд ли поможет вам добиться успеха в деловом мире.
Забудьте о дедлайнах, которые не дают вам спать по ночам и лишь нагнетают. Ведь в основном это происходит из–за ошибок в планировании или постоянном откладывании. Ваши дедлайны должны быть стратегически обоснованными и точными. Таким образом, вы будете постоянно одерживать небольшие победы, которые замотивируют всю команду двигаться дальше.